Formål

Vores whistleblowerpolitik opstiller rammerne for TeeShoppen whistleblowerordning, som udover TeeShoppen sædvanlige rapporteringskanaler kan bruges til indberetning af alvorlige forhold, herunder mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd.

Ordningen er for nuværende oprettet på frivillig basis og i videst muligt omfang indrettet i overensstemmelse med de regler, der følger af lov om beskyttelse af whistleblowere.

Hvem kan foretage indberetning?

TeeShoppen whistleblowerordning kan anvendes af følgende persongrupper:

• - TeeShoppen arbejdstagere 

• - Selvstændigt erhvervsdrivende (som TeeShoppen samarbejder med)

• - Medlemmer af direktionen

• - Hovedbestyrelsen

• - Frivillige i TeeShoppen

• - Lønnede eller ulønnede praktikanter i TeeShoppen

• - Personer, som arbejder under tilsyn og ledelse af TeeShoppen kontrahenter, underleverandører og leverandører

• - Personer, der foretager indberetning eller offentliggørelse af oplysninger, som vedkommende har skaffet sig adgang til i et arbejdsmæssigt forhold i TeeShoppen, som siden er ophørt

• - Personer, hvis arbejdsmæssige forhold i TeeShoppen endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre førkontraktuelle forhandlinger.

Hvordan foretages indberetningen?

Indberetningen kan foretages skriftligt og mundtligt via whistleblowerportalen, som kan tilgås på TeeShoppen hjemmeside. Vores system oplyser og vejleder dig om forhold af betydning for vurdering af indberetningen.

Hvad kan der indberettes om?

Du kan bruge whistleblowerordningen til at indberette om alle alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold. Det kan fx være mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, herunder forhold om bestikkelse og korruption, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri og økonomisk kriminalitet i øvrigt samt brud på persondatasikkerheden, alvorlige skader på miljøet, interessekonflikter, tilfælde af uønsket seksuel opmærksomhed (sexchikane) eller anden grov chikane samt grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen i øvrigt.

Du kan derudover indberette om overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet. Det kan f.eks. være overtrædelser inden for offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, produktsikkerhed og -overensstemmelse, samt miljøbeskyttelse.

Vi vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde. Indberetningen vil falde inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder inden for anvendelsesområdet for de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere i Danmark.

Hvis du er medarbejder, gør vi opmærksom på, at utilfredshed med dit ansættelsesforhold såsom løn og ledelsesstil og andre kontraktlige vilkår som det klare udgangspunkt ikke skal indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal i stedet adresseres gennem de normale kanaler, herunder nærmeste leder, din tillidsrepræsentant og/eller HR.

Indberetninger skal foretages i god tro. Det betyder, at du skal have rimelig grund til at tro, at de indberettede oplysninger er korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at oplysningerne er omfattet af ordningen. Det betyder også, at ordningen ikke må bruges til at foretage indberetning af bevidst forkerte oplysninger.

Håndtering af indberetninger

TeeShoppen screener enhver indberetning, som foretages via whistleblowerordningen. 

Som indberetter vil du hurtigst muligt og senest inden for syv dage efter din indberetning modtage en kvittering for, at indberetningen er modtaget. Du vil modtage en kvittering for indberetningen via whistleblowerportalen eller via de personlige kontaktoplysninger, som du har angivet i forbindelse med din indberetning. Foretager du en anonym indberetning, vil du alene kunne modtage bekræftelsen i whistleblowerportalen, hvis du gemmer den adgangskode, som modtages i forbindelse med indberetningen.

Ved screeningen vurderes det, om du som indberetter og det indberettede forhold er omfattet af TeeShoppen whistleblowerordning. Viser det sig ikke at være tilfældet, vil indberetningen ikke blive behandlet yderligere i ordningen, og du vil blive orienteret herom.

Viser den indledende screening derimod, at du og det indberettede forhold er omfattet af whistleblowerordningen, vil indberetningen blive gjort til genstand for en undersøgelse, hvis omfang afhænger af sagens konkrete omstændigheder. Den videre undersøgelse varetages som udgangspunkt af TeeShoppen whistleblowerenhed, som er oprettet til dette formål og sammensat af upartiske personer.

Du vil som indberetter inden for tre måneder modtage feedback om status for sagen, herunder hvilken form for opfølgning på indberetningen, der eventuelt er foretaget. Du vil modtage feedback via whistleblowerportalen eller via de personlige kontaktoplysninger, som du har angivet i forbindelse med din indberetning. Hvis du indberetter anonymt, vil du modtage feedback via whistleblowerportalen.

Anonymitet og beskyttelse af indberetteren

Du kan frit vælge, om du vil foretage en indberetning anonymt eller med angivelse af dine personlige kontaktoplysninger. 

Vælger du at foretage en indberetning anonymt, vil der som udgangspunkt ikke blive behandlet personoplysninger om dig. Anfører du i forbindelse med din indberetning oplysninger, der sætter TeeShoppen i stand til at identificere dig, vil TeeShoppen imidlertid være berettiget til at foretage behandling af disse oplysninger. Dette gælder uagtet, om du i øvrigt har foretaget indberetningen anonymt. 

Ved en anonym indberetning vil du have mulighed for at vælge, om du vil stå til rådighed for en eventuel videre undersøgelse ved at gemme adgangskoden, som du modtager i forbindelse med din indberetning. Adgangskoden giver dig mulighed for at få adgang til og følge op på din indberetning i whistleblowerportalen, herunder kommunikere med TeeShoppen whistleblowerenhed. Vi opfordrer til, at du som indberetter gemmer adgangskoden, da det kan være vanskeligt for TeeShoppen at gennemføre en undersøgelse uden yderligere oplysninger fra dig.

Hvis du vælger at tilkendegive din identitet i forbindelse med en indberetning, der er omfattet af whistleblowerordningen, vil TeeShoppen whistleblowerenhed holde din identitet fortrolig i videst muligt omfang. Det betyder, at din identitet som udgangspunkt ikke vil blive videregivet til personer uden for whistleblowerenheden. Oplysninger om din identitet kan dog videregives, hvis du udtrykkeligt samtykker dertil, eller det er påkrævet ved lov. Din identitet kan f.eks. videregives til anden offentlig myndighed, hvis det er nødvendigt for at imødegå indberettede forhold eller for at sikre berørte personers ret til et forsvar, samt til eksterne rådgivere, f.eks. en advokat eller revisor med henblik på nærmere undersøgelse af de indberettede forhold. Du vil blive underrettet forud for videregivelsen i det omfang, det er muligt af hensyn til den konkrete sagsbehandling.  

En indberetter, der i god tro indberetter alvorlige forhold omfattet af whistleblowerordningen, kan ikke mødes med repressalier af nogen form som følge af indberetningen.

Hvis du bevidst indberetter forkerte oplysninger, kan det derimod få negative konsekvenser for dig, herunder bødestraf, ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser.

Indberetningssystemet logger hverken IP-adressen eller maskin-ID’et på den computer, som indberetningen foretages fra, og systemet anvender ikke cookies. Er den computer, hvorfra indberetningen foretages, ejet af TeeShoppen eller opkoblet på TeeShoppen netværk, er der en risiko for, at det bliver logget i browserens historik/og eller TeeShoppen log, hvilken IP-adresse og/eller hvilket maskin-ID indberetningen er foretaget fra, via den logning, der sker i TeeShoppen it-systemer. Du kan eliminere denne risiko ved at foretage indberetningen fra en computer, som ikke er ejet af TeeShoppen eller koblet op på TeeShoppen netværk.

Beskyttelse af den, der indberettes om

Identiteten på den fysiske eller juridiske person, der indberettes om, eller en fysisk eller juridisk person med tilknytning til denne person, f.eks. personens ægtefælle, vil blive beskyttet under behandlingen af indberetningen og vil alene blive videregivet til personer uden for TeeShoppen whistleblowerenhed, hvis det sker som led i opfølgning på en indberetning, for at imødegå overtrædelser, eller det i øvrigt er påkrævet efter loven. 

Disse personer har ret til et effektivt forsvar i sager, hvor de indberettede oplysninger indgår som led i bevisførelsen, og blandt andet derfor registreres modtagne indberetninger, ligesom oplysninger om indberetterens identitet i sådanne tilfælde kan videregives. 

Indberetning til ekstern whistleblowerordning

Du kan frit vælge mellem at foretage en indberetning til denne whistleblowerordning eller en såkaldt ekstern whistleblowerordning. Således har f.eks. Datatilsynet oprettet en ekstern whistleblowerordning, som supplerer arbejdsgiveres pligt til at oprette whistleblowerordninger. Du kan læse om proceduren for at foretage en indberetning til Datatilsynets ordning på deres hjemmeside: www.whistleblower.dk. Her finder du også et link til Datatilsynets indberetningsportal, hvorfra du bl.a. kan vælge at foretage din indberetning.

Vi opfordrer til, at du foretager din indberetning via denne whistleblowerordning, hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og du vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, så TeeShoppen hurtigt og umiddelbart kan følge op på det indberettede forhold.